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本文適合人群:采購,工廠老板,業(yè)務(wù)
無論你是采購還是業(yè)務(wù),無論你是老板還是員工,在企業(yè)的經(jīng)營管理活動(dòng)中,都應(yīng)當(dāng)會(huì)去驗(yàn)廠或者接收別人的檢驗(yàn)。那么驗(yàn)廠的目地為何?驗(yàn)廠的流程經(jīng)及如何驗(yàn)廠才能達(dá)到驗(yàn)廠的目地?有那些常見的陷井會(huì)誤導(dǎo)我們對(duì)驗(yàn)廠結(jié)果的判定。
驗(yàn)廠的目的為何?
其一買家希望通過驗(yàn)廠對(duì)供應(yīng)商作進(jìn)一步了解,獲得生產(chǎn)規(guī)模、管理水平、技術(shù)水平和勞資關(guān)系等方面的具體信息,并將這些信息比對(duì)其供應(yīng)商標(biāo)準(zhǔn)作綜合評(píng)估,再根據(jù)評(píng)估結(jié)果進(jìn)行取舍,驗(yàn)廠報(bào)告為買家判斷該供應(yīng)商是否可以長期合作提供了依據(jù)。
其二驗(yàn)廠還可以幫助買家維護(hù)良好的聲譽(yù)和發(fā)展的可持續(xù)性。經(jīng)??梢钥吹絿獾囊恍┟襟w曝光某著名品牌使用童工、監(jiān)獄工或者嚴(yán)重剝削勞力的事情,(比如蘋果公司在華的血汗加工廠)結(jié)果是這些品牌不僅遭受巨額罰款,還有來自消費(fèi)者的聯(lián)合抵制。
現(xiàn)如今,驗(yàn)廠不僅僅是采購企業(yè)自身的需要,也是迫于歐美法令的必要舉措。
當(dāng)然,這些解釋都有些太書面化了,其實(shí)我們現(xiàn)階斷絕大多數(shù)人去驗(yàn)廠的目的更簡單,首先就是看這個(gè)工廠存不存在;其次看這個(gè)工廠的實(shí)際情況是不是跟宣傳資料和業(yè)務(wù)人員嘴上說的那么好。
驗(yàn)廠的流程經(jīng)及如何驗(yàn)廠才能達(dá)到驗(yàn)廠的目地?
1、采購人員與供應(yīng)商的溝通
就驗(yàn)廠的時(shí)間,人員組成,以及驗(yàn)廠過程中那些需要廠方配合的事情提前說明。有些正規(guī)的大家,在驗(yàn)廠之前,就需要廠方提借供他們的基本的資料,比如營業(yè)執(zhí)照,稅務(wù)登記,開戶銀行等等,有的還需要填寫一份采購方提供的詳細(xì)的書面審核報(bào)告。
比如我之前在臺(tái)資廠上班sony來我司驗(yàn)廠,在驗(yàn)廠之前,就發(fā)了一份他們的驗(yàn)廠審查報(bào)告,里面內(nèi)容非常詳細(xì),細(xì)小項(xiàng)目有數(shù)百項(xiàng)之多,公司的生產(chǎn),營銷,工程,品質(zhì),倉儲(chǔ),人事等等環(huán)節(jié)都有相應(yīng)的審查項(xiàng)目。
2、驗(yàn)廠首次見面會(huì)
雙方人員的簡單介紹。安排好陪同人員,驗(yàn)廠的時(shí)間安排。這跟ISO審查的套路一樣
3、文件體系的審查
公司的文件體系是否齊全。比如公司有采購部,有沒有就采購活動(dòng)形成一份文件。比如公司有設(shè)計(jì)開發(fā),那么有沒有文件體系對(duì)設(shè)計(jì)開發(fā)活動(dòng)形成程序文件。如果重要文件沒有就是屬于重大缺失。
4、現(xiàn)場審查
主要是去現(xiàn)場看,比如車間,倉庫的5S,消防設(shè)施,危險(xiǎn)品標(biāo)識(shí),物料標(biāo)識(shí),平面圖等等。比如機(jī)器保養(yǎng)表,有沒有如實(shí)填寫。有無人簽名等。
5、工人訪談,管理人員訪談
工人面談的對(duì)象選擇可以是公司花名冊中隨機(jī)抽取,也可以是有傾向地抽取,如刻意挑選16~18歲的未成年工,又或者是被審計(jì)員在現(xiàn)場檢查時(shí)記錄下工號(hào)的那些工人。面談的內(nèi)容基本都和工資工時(shí)、工作環(huán)境、****相關(guān)。為了保護(hù)工人的權(quán)益,面談的過程對(duì)廠方嚴(yán)格保密,既不允許廠方管理人員在場,也不允許其在面談室附近區(qū)域逗留。如果在驗(yàn)廠中仍有些問題不明白的,可以跟公司的管理人員再次溝通,了解更深的情況。
6、總結(jié)會(huì)議
驗(yàn)廠過程中看到的優(yōu)點(diǎn)和不符點(diǎn)加以總結(jié)。這個(gè)總結(jié)會(huì)以書面的形式當(dāng)場給工廠確認(rèn)并簽章。不符合事項(xiàng)需要如何改變,何時(shí)改進(jìn),誰來完成等資料在一定時(shí)間內(nèi)傳給驗(yàn)廠方確認(rèn)。不排除第二次,三次驗(yàn)廠的可能。
客戶驗(yàn)廠的流程跟ISo來廠審查基本差不多,但有一點(diǎn)不同的事。ISO來驗(yàn)廠是收取公司的費(fèi)用的,是幫助公司發(fā)現(xiàn)缺點(diǎn)改進(jìn)缺點(diǎn)最終符合要求的。而客戶來驗(yàn)廠,主要是看公司符不符合他們的要求,你是否有資格成為他們的合格供應(yīng)商,他不收取你的費(fèi)用,所以比ISO審查更嚴(yán)一些。流程是這樣,那么客戶的驗(yàn)廠人員如何驗(yàn)才能看到企業(yè)的真實(shí)面呢?個(gè)人實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)如下:
1、文件皆浮云
基本上不用去看太多的程序文件,程序文件這玩藝太容易了,能通過ISO的廠,這方面基本沒問題。作為審核方記得少看文件多看記錄。看他們有沒有安文件執(zhí)行。
2、單一的記錄沒有任何意義
要安一條線索審查。比如你問采購部有沒有合格供應(yīng)商名冊?比如你問計(jì)劃部有沒有生產(chǎn)計(jì)劃表,比如你問業(yè)務(wù)部有沒有訂單評(píng)審?比如你問品質(zhì)部有沒有來料檢驗(yàn)?讓他們?nèi)フ疫@些單獨(dú)的資料是一定可以提供的,如果這樣也提供不了,這樣的廠就不用審了。
那應(yīng)該怎么審呢?很簡單,比如隨機(jī)抽一張客戶的訂單,要業(yè)務(wù)部提供這張訂單的評(píng)審報(bào)告,要計(jì)劃部提供這張訂單對(duì)應(yīng)的物料需求計(jì)劃表,要采購部提供與這張訂單對(duì)應(yīng)的采購單,要采購部提供這些采購單上面的廠商是否在合格供應(yīng)商名冊內(nèi),讓品質(zhì)部提供這些物料的進(jìn)料檢驗(yàn)報(bào)告,讓工程部提供對(duì)應(yīng)的SOP,要生產(chǎn)部提供對(duì)應(yīng)生產(chǎn)計(jì)劃的生產(chǎn)日報(bào)表等等。
如果這樣一路查一下發(fā)現(xiàn)不了問題,說明這樣的廠還是蠻可靠的。
3、現(xiàn)場審查作為重點(diǎn),重中之重有沒有先進(jìn)的生產(chǎn)設(shè)備檢驗(yàn)設(shè)備
文件可以弄幾個(gè)人寫得漂漂亮亮,但現(xiàn)場就不是那么容易作假。特別是一些死角。比如廁所,比如樓梯,比如機(jī)器設(shè)備上的型號(hào)產(chǎn)地等。突擊檢查的效果更佳。
4、工人訪談,管理人員訪談
跟管理人員可以訪談從他們的回答中找答案。跟員工訪談更重要在聽,而不是問。審查人不要廠方的人陪,去員工餐廳選地方跟員工一起吃餐飯隨便聊聊比你問一天更有效果。
有那些常見的陷井會(huì)誤導(dǎo)我們對(duì)驗(yàn)廠結(jié)果的判定。
1、注冊資金。
很多朋友都以為注冊資金多就表示這工廠有實(shí)力。實(shí)際并不然,有沒有100w或者1000w在中國都可以注冊一家注冊資本為100w或者1000w的公司,現(xiàn)在工商注冊實(shí)行認(rèn)繳制。他根本不需要先拿出100w或1000w去注冊。
2、第三方評(píng)審的結(jié)果,比如ISO審查,QS審查。
現(xiàn)在在中國要拿到ISO證書太容易了,發(fā)過1-2w就能買一張。所以說實(shí)在的,我實(shí)在不敢茍同那張廉價(jià)的iso證書。不過這里面也有個(gè)小技巧,越是大廠的iso證書越有點(diǎn)用,因?yàn)閕so審核方也不想砸自己的招牌,越是有知名度的廠他們的審核越嚴(yán),越是沒啥名氣的廠他們基本上可以賣iso證書。
3、完美的文件體系。
文件寫得太好,而執(zhí)行太爛。甚至文件跟實(shí)際的操作根本就是二回事。有些廠為了應(yīng)付審查,有專人做iso文件的,而這些天天呆在辦公室寫文件的人對(duì)公司的實(shí)際運(yùn)作了解多少,誰也不清楚。
一起了解下歐美企業(yè)的驗(yàn)廠分類與方法
歐美企業(yè)的驗(yàn)廠,通常按照一定的標(biāo)準(zhǔn),企業(yè)自身或授權(quán)有資質(zhì)的第三方審核機(jī)構(gòu)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行審核評(píng)估。不同的企業(yè),不同項(xiàng)目的審核標(biāo)準(zhǔn)也是有很大的區(qū)別,所以驗(yàn)廠并非是通用行為,而是根據(jù)情況不同采用的標(biāo)準(zhǔn)范圍不同。就好像樂高積木,搭建出的不同的驗(yàn)廠組合標(biāo)準(zhǔn)。這些組成部分一般可分為:人權(quán)驗(yàn)廠、反恐驗(yàn)廠、品質(zhì)驗(yàn)廠、環(huán)境健康安全驗(yàn)廠四大類
第一類,人權(quán)驗(yàn)廠
官方稱為社會(huì)責(zé)任審核、社會(huì)責(zé)任稽核、社會(huì)責(zé)任工廠評(píng)估等等。其又分為企業(yè)社會(huì)責(zé)任標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證(如SA8000、ICTI、BSCI、WRAP、SMETA認(rèn)證等)和客戶方標(biāo)準(zhǔn)審核(又稱COC驗(yàn)廠如:WAL-MART,DISNEY,Carrefour驗(yàn)廠等) 。這種“驗(yàn)廠”主要通過兩種方式推行。
1、企業(yè)社會(huì)責(zé)任標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證
企業(yè)社會(huì)責(zé)任標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證是指企業(yè)社會(huì)責(zé)任體系制定方授權(quán)一些中立的第三方機(jī)構(gòu)對(duì)申請通過某種標(biāo)準(zhǔn)的企業(yè)是否能達(dá)到所規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審查的活動(dòng)。是采購商要求中國企業(yè)通過某些國際、地區(qū)或行業(yè)的“社會(huì)責(zé)任”標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證,獲得資格證書,以此作為采購或下達(dá)訂單的依據(jù)。這類標(biāo)準(zhǔn)主要有SA8000、ICTI、EICC、WRAP、BSCI、ICS、SMETA等
2、客戶方標(biāo)準(zhǔn)審核(Code of Conduct)
是跨國公司在采購產(chǎn)品或下達(dá)生產(chǎn)訂單之前,對(duì)中國企業(yè)按照跨國公司制定的社會(huì)責(zé)任標(biāo)準(zhǔn)也就是通常所說的企業(yè)行為守則對(duì)企業(yè)社會(huì)責(zé)任,主要是勞工標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行情況進(jìn)行直接審查。一般來說大中型跨國公司都有自己的企業(yè)行為守則,如沃爾瑪、迪斯尼、耐克、家樂福、BROWNSHOE、PAYLESSS HOESOURCE、VIEWPOINT、Macy’s等歐美國家的服裝、制鞋、日用品、零售業(yè)等集團(tuán)公司。這種方式稱 為第二方認(rèn)證。
兩種認(rèn)證的內(nèi)容都是以國際勞工標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù),要求供貨商在勞工標(biāo)準(zhǔn)和工人生活條件等方面承擔(dān)規(guī)定義務(wù)。比較而言,第二方認(rèn)證出現(xiàn)時(shí)間較早,覆蓋范圍和影響面大,而第三方認(rèn)證的標(biāo)準(zhǔn)和審查更加全面。
第二類,反恐驗(yàn)廠
2001年美國911事件之后才出現(xiàn)的,應(yīng)對(duì)恐怖活動(dòng)的措施之一。反恐分驗(yàn)廠C-TPAT和認(rèn)證GSV兩種形式。目前客戶接受較為廣泛的是ITS頒發(fā)的GSV證書。
1、C-TPAT反恐
海關(guān)-商貿(mào)反恐聯(lián)盟(Customs-Trade Partnership Against Terrorism,簡稱C-TPAT),旨在與相關(guān)業(yè)界合作建立供應(yīng)鏈安全管理系統(tǒng),以確保供應(yīng)鏈從起點(diǎn)到終點(diǎn)的運(yùn)輸安全、安全信息及貨況的流通,從而阻止恐怖分子的滲入。
2、GSV反恐
全球安全驗(yàn)證(Global Security Verification,簡稱GSV),是一項(xiàng)國際領(lǐng)先的商業(yè)服務(wù)體系,為全球供應(yīng)鏈安全策略的開發(fā)和實(shí)施提供支持,涉及到工廠的保安、倉庫、包裝、裝貨和出貨等環(huán)節(jié)。GSV體系的使命是與全球的供應(yīng)商和進(jìn)口商合作,促進(jìn)全球安全認(rèn)證體系的開發(fā),幫助所有成員加強(qiáng)安全保障和風(fēng)險(xiǎn)控制、提升供應(yīng)鏈效率,并降低成本。C-TPAT/GSV特別適用于出口到美國市場所有行業(yè)的生產(chǎn)商和供應(yīng)商,可以由快速通道進(jìn)入美國,減少海關(guān)檢驗(yàn)環(huán)節(jié);最大程度保障產(chǎn)品從生產(chǎn)開始直到到達(dá)目的地過程中的安全,減少損失,贏得更多美國商家。
第三類,品質(zhì)驗(yàn)廠
又稱質(zhì)量驗(yàn)廠或生產(chǎn)能力評(píng)估,是指以某采購商的品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)工廠進(jìn)行審核。其標(biāo)準(zhǔn)往往不是“通用標(biāo)準(zhǔn)”這一點(diǎn)區(qū)別于ISO9001體系認(rèn)證。品質(zhì)驗(yàn)廠相對(duì)社會(huì)責(zé)任驗(yàn)廠和反恐驗(yàn)廠,出現(xiàn)的頻率并不高。且審核難度也小于社會(huì)責(zé)任驗(yàn)廠。以沃爾瑪?shù)腇CCA為例說明。
沃爾瑪(Wal-mart)新推行的FCCA驗(yàn)廠全稱為:Factory Capability & Capacity Assessment,即工廠產(chǎn)量及能力評(píng)估,其目的是審核工廠的產(chǎn)量及生成能力是否符合沃爾瑪?shù)漠a(chǎn)能和質(zhì)量要求,其主要內(nèi)容包括以下幾個(gè)方面:
1、Factory Facilities and Environment工廠設(shè)施和環(huán)境
2、Machine Calibration and Maintenance機(jī)器校準(zhǔn)和維護(hù)
3、Quality Management System質(zhì)量管理體系
4、Incoming Materials Control來料控制
5、Process and Production Control過程和生產(chǎn)控制
6、In-House Lab-Testing內(nèi)部實(shí)驗(yàn)室測試
7、Final inspection最終檢驗(yàn)
第四類,環(huán)境健康安全驗(yàn)廠
環(huán)保、健康與安全,英文簡稱EHS。隨著全社會(huì)對(duì)環(huán)境健康安全問題的愈加關(guān)注,EHS管理已經(jīng)從企業(yè)管理的純粹輔助工作,變成了企業(yè)永續(xù)經(jīng)營的不可或缺的組成部分。目前要求進(jìn)行EHS審核的公司有:通用電氣、環(huán)球影業(yè)、耐克等。